JAK PRZYGOTOWAĆ OFERTĘ ?

O czym warto pamiętać tworząc ofertę handlową?

Jak cię widzą, tak cię malują. To powiedzenie tyczy się również oferty handlowej.
Jeśli zostanie wykonana niedbale i zbyt szybko, to odbiorca natychmiast to zauważy.
Zrozumie, że ma do czynienia z osobą niedoświadczoną. Zrezygnuje ze współpracy, lub, co gorsza, zechce tą wiedzę wykorzystać dla swoich celów.
Dlatego przed wypełnieniem wzoru warto zadać sobie pytanie co właściwie powinien zawierać i jak całość ma wyglądać.

Każda firma ma swoje własne profile i jest nastawiona na inne cele, istnieje jednak kilka zasad, jakie powinny tyczyć się wszystkich.
Nie wolno przede wszystkim zapominać o podstawowych danych – własnym imieniu i nazwisku oraz takich samych danych osoby, do jakiej adresowana jest oferta.
Niedopuszczalne są błędy ortograficzne lub literówki.
Należy stworzyć krótki i zwięzły opis własnej firmy – profil, a także najważniejsze kwestie prawne oraz uprawnienia.

Warto przedstawić posiadane certyfikaty.
Oferta powinna zawierać najważniejsze założenia i tryb funkcjonowania przedsiębiorstwa, ważne uwagi, na przykład dotyczące sposobu przewozu, przechowywania towaru.
Należy uwzględnić wszystkie koszty, jakie ponosi kontrahent, włącznie z sytuacjami wyjątkowymi.
Bardzo istotne jest określenie terminów i dat, na przykład daty zakończenia oferty.
Oprócz kontaktu do siebie należy dołączyć również informację na temat innej osoby, z jaką można będzie podjąć rozmowę.
Ważne by przedstawić się od pozytywnej strony, dodać krótkie i rzeczowe opisy korzyści, zalet proponowanych usług i towarów.

Wygląd oferty handlowej

Kontrahenci i klienci oglądają zwykle setki różnych ofert handlowych.
Jak sprawić, by to właśnie twoja znalazła się w centrum zainteresowania?
Trzeba użyć wyobraźni i pokładów kreatywności.
Tego nie zagwarantuje żaden podstawowy wzór, to wychodzi od osoby przygotowującą ofertę.
Przed jej stworzeniem warto zbadać propozycje pojawiające się na rynku dotyczące firm z tych samych branży.
Oczywiście odczucie, czy coś jest atrakcyjne wizualnie czy nie jest czymś całkowicie subiektywnym.

Udowodniono jednak, że bardziej podobają się uporządkowane i symetrycznie rozmieszczone elementy dokumentów.
Dużym ułatwieniem jest umieszczenie czytelnego spisu treści, dzięki czemu klienci mogą łatwo odnaleźć interesujące ich zagadnienia.
Chodzi o łatwość odnalezienia danych oraz estetykę.
Nie jest to niestety miejsce na szalone pomysły, wszystko powinno być zrównoważone i wykonane ze smakiem, chociaż można eksperymentować z kolorami czcionki, z ramkami, zdjęciami.
Umieszczenie logo firmy w rogu dokumentu pozwala kontrahentom bliżej się z nią zapoznać, szczególnie, jeśli jest nowa na rynku.
Ważne jest właściwie zaadresowanie.
Nic nie stoi na przeszkodzie, by podać po prostu stanowisko osoby, do jakiej jest kierowana oferta, ale imienne adresowanie jest dużo bardziej korzystne.
Warto poznać imiona i nazwiska osób na odpowiednich stanowiskach.
Zwiększa się wtedy szansa, że konkretna osoba do której oferta jest skierowana imiennie, będzie bardziej skłonna dokładniej się z nią zapoznać.

W jaki sposób przygotować ofertę handlową, która powali potencjalnego Klienta na kolana?

Wysyłasz każdego dnia nawet po kilkanaście ofert handlowych prezentujących sprzedawane przez Ciebie produkty lub świadczone usługi, lecz efekt ciągle jest mizerny? Rozważasz już zakończenie działalności z powodu zbyt niskiego popytu? Nie podejmuj pochopnych decyzji! Całkiem prawdopodobne, że wina leży zupełnie gdzie indziej, niż Ci się wydaje. Jeżeli zaczniesz przygotowywać atrakcyjne dla Klientów oferty, wtedy gwarantujemy, że nie będziesz narzekać na brak zamówień. Zwykle diabeł tkwi w szczegółach i przez drobne niedopatrzenie możesz zniechęcić zamawiającego do swojej firmy. Podpowiadamy zatem czego unikać i o jakie elementy oferty zadbać, aby znacznie zwiększyć swoje szanse na biznesowy sukces. Nie zapomnij o podstawowych danych W pierwszej kolejności musisz zamieścić w ofercie elementarne dane zarówno na temat swojej firmy, jak i przedsiębiorstwa do którego przesyłasz formularz oferty. Do kluczowych informacji należy zaliczyć zwłaszcza:

1. Dane teleadresowe oferenta

2. Dane teleadresowe potencjalnego Klienta

3. Nazwy obu firm oraz NIP

4. Pieczątkę prezesa/właściciela firmy wraz z podpisem

5. Datę sporządzenia oferty i termin jej obowiązywania

6. Miejsce wystawienia

7. Własny logotyp oraz firmy, z którą zamierzasz nawiązać współpracę

Unikaj niedbalstwa

Oferta handlowa powinna zostać przygotowana w sposób profesjonalny – z dbałością o każdy detal. Zanim prześlesz ją na adres mailowy Klienta, wcześniej upewnij się, czy w jej treści nie znajdują się jakiekolwiek błędy gramatyczne – ortograficzne oraz stylistyczne. Zadbaj także o ujednolicenie czcionki pod kątem jej rozmiaru oraz stylu. Nic tak nie popsuje pierwszego wrażenia, jak tego typu niewybaczalne błędy edytorskie. List handlowy powinien się również po prostu dobrze i szybko czytać. Dlatego warto zrezygnować z długich bloków tekstu, których Klient i tak nie będzie miał czasu przeczytać. To zrozumiałe, że chcesz zaprezentować swoje produkty od jak najlepszej strony i napisać jak najwięcej na temat ich charakterystyki. Sztuka jednak polega na tym, aby zrobić to jak najbardziej zwięźle – z zastosowaniem śródtytułów, wypunktowań czy list numerowanych. Kluczowe informacje warto również wyróżnić za pomocą pogrubienia, podkreślenia czy kursywy.

Nie zapomnij o spisie treści oraz ilustracji

Przechodzenie do poszczególnych stron oferty znacznie ułatwi umieszczenie na początku dokumentu spisu treści. Dzięki jego obecności Klient będzie mógł szybko znaleźć te informacje, które najbardziej go interesują. Pominie natomiast te, które uważa za mało istotne. Jeżeli zdecydujesz się również na umieszczenie grafik, tabel czy wykresów – nie zapomnij wtedy o spisie wszystkich tego typu ilustracji. A na pewno warto tego typu elementy uwzględnić – dokument stanie się wówczas znacznie bardziej atrakcyjny dla oka, a przecież w marketingu efekt pierwszego wrażenia jest kluczowy.

Użyj papieru firmowego

Treść oferty koniecznie umieść na papierze firmowym. Zastosuj w części nagłówkowej logotyp swojej firmy, a w stopce dane teleadresowe. Pamiętaj o powieleniu tego typu elementów na każdej ze stron oferty – dokonasz tego automatycznie w arkuszu tekstowym lub programie online z szablonami ofert. Dzięki tego typu rozwiązaniu na pewno wyróżnisz się pozytywnie na tle pozostałych oferentów.

Poznaj Klienta i pisz językiem korzyści

Powszechny błąd przedsiębiorców polega na tym, że tworząc ofertę handlową używają specjalistycznego języka, który jest czytelny jedynie dla specjalistów z branży. W ten sposób niestety nie są w żadnym stopniu w stanie zachęcić potencjalnego Klienta do nawiązania współpracy. Niewiele wnoszą z jego punktu widzenia techniczne opisy na temat specyfikacji produktów. Zamiast tego warto przygotować ofertę w taki sposób, aby wskazywała ona na konkretne korzyści, jakie kontrahent może odnieść. Aby jednak móc je zaprezentować, musisz wcześniej dokładnie rozpoznać cechy i niezaspokojone potrzeby swojego Klienta. Dowiedz się jakim dysponuje on budżetem, czy jest osobą dobrze wykształconą i zastanów się, jaką wartość dodaną przyniesie mu skorzystanie z Twojej oferty. Jeśli pozyskasz już tego typu informacje, przedstaw w ofercie listę korzyści – np. w formie odpowiedzi na pytania. Zaprezentuj także kluczowe cechy Twoich produktów – ale zawsze w odniesieniu do wspomnianej wartości dodanej. Podkreślaj zalety swojej firmy, które wyróżniają Cię na tle konkurencji Nie wystarczy jedynie pokazanie od jak najlepszej strony swoich produktów. Równie ważne jest wyraźne wyeksponowanie tych cech przedsiębiorstwa, które stanowią wyraźną przewagę konkurencyjną. Co można do nich zaliczyć?

1. Wieloletnie doświadczenie

2. Posiadane certyfikaty

3. Artykuły na temat firmy w branżowej prasie

4. Referencje od dotychczasowych Klientów (ewentualnie ich logotypy)

5. Nowatorskie rozwiązania technologiczne

6. Przestrzeganie przez firmę norm zrównoważonego rozwoju (CSR) - w tym dbałości o ekologię

7. Atrakcyjne rabaty

8. Podejmowanie współpracy ze światem nauki

Kreuj pozytywny wizerunek

Zaprezentuj w ofercie handlowej swoją firmę od jak najbardziej pozytywnej strony. Unikaj zbytniej szablonowości – pokaż zdjęcia uśmiechniętych pracowników, którzy są zadowoleni z zatrudnienia u Ciebie. Napisz w jaki sposób dbasz o ich potrzeby i dlaczego Twoja firma to świetne miejsce do rozwijania kariery. Uwierz, jeśli zadbasz o zewnętrzny aspekt Public Relations, wtedy będziesz automatycznie postrzegany jako kontrahent, któremu warto zaufać.

Umieść w ofercie szczegółowy harmonogram realizacji

Pewnie jako przedsiębiorca zdajesz sobie doskonale sprawę z tego, jak dużą przeszkodą w realizacji zleceń jest brak odpowiednio zaplanowanego przebiegu poszczególnych etapów działań. Twoi potencjalni Klienci wychodzą z podobnego założenia, dlatego mocno zapunktujesz u nich, jeżeli przygotujesz harmonogram, obejmujący wyczerpujący przebieg prac na poszczególnych etapach. W celu jego sporządzenia doskonale sprawdzi się diagram gantta – który pozwoli ukazać w sposób graficzny ostateczne terminy kolejnych czynności zaproponowanych w ofercie. Przedstaw także środki zaradcze, które zamierzasz zastosować w przypadku wystąpienia niepożądanych przeszkód, które stanowić będą potencjalne ryzyko w terminowej realizacji. Niech Klient wie, że jesteś przygotowany na każdą ewentualność i nic nie zdoła Cię zaskoczyć. Zapewnij go, że przestrzeganie deadlinów to dla Ciebie rzecz święta i w żadnym wypadku nie zamierzasz rozczarować na tym polu.

Przedstaw różne warianty wyceny

Osoby odpowiedzialne za przygotowywanie oferty handlowych często popełniają prosty błąd, który skazuje firmę na mniejszą szansę wygrania konkursu ofertowego. Otóż przedstawiają Klientowi sztywną wycenę, która jest nieadekwatna do jego potrzeb. A gdyby tak zaproponować kontrahentowi kilka wariantów kosztorysu, który będzie mógł elastycznie dostosowywać do własnego budżetu? Wskaż zarówno cenę jednostkową, jak i przedstaw wycenę w poszczególnych wariantach. W przypadku większego zamówienia zaproponuj atrakcyjne rabaty, dzięki czemu skłonisz potencjalnego Klienta do tego, aby chciał zapłacić więcej. Uważaj jednak, aby nie przesadzić. Może się bowiem okazać, że zbyt duży upust po prostu nie pozwoli Ci wypracować atrakcyjnej marży.

Przygotowujesz wiele ofert – zautomatyzuj ten proces

O ile nie polecamy trzymać się sztywnych reguł, w pewnym stopniu warto zautomatyzować podstawowe etapy sporządzania oferty handlowej. Polecamy korzystać z programów online, które pozwalają wykorzystać gotowe wzory ofert. Doskonałym przykładem takiej aplikacji jest strona internetowa www.afaktury.pl. Korzystając z jej funkcjonalności zdołasz błyskawicznie przygotować ramowy szablon oferty. Będziesz mógł błyskawicznie nadać jej tytuł, unikalny numer, a także wprowadzisz dane firmowe oraz teleadresowe nabywcy i oferenta. Uzupełnisz również tak nieodzowne informacje jak miejsce i data wystawienia, a także maksymalny okres obowiązywania oferty handlowej. Gdybyś tworzył ofertę w sposób tradycyjny, istniałoby wówczas spore prawdopodobieństwo, że zapomniałbyś o tego rodzaju istotnych danych, albo przytrafiłaby Ci się literówka czy błąd gramatyczny.

Wylicz kwotę podatku

Za pomocą aplikacji online bez problemu sporządzisz również wycenę i automatycznie wyliczysz kwoty po uwzględnieniu wybranej stawki podatku VAT. Dzięki temu zdołasz uniknąć ryzyka błędnych obliczeń, które istnieje podczas ręcznego obliczania na kalkulatorze czy w arkuszu kalkulacyjnym. Zdołasz ponadto zaproponować Klientowi dogodny sposób dostawy towarów, ostateczny termin ich dostarczenia, a także sposób uregulowania należności.

Urozmaicaj ofertę i generuj wydruki

Program dostępny na stronie www.afaktury.pl pozwala dodatkowo wzbogacać dokument w automatyczny nagłówek oraz stopkę. Dzięki temu oferta handlowa wygląda znacznie profesjonalniej, a tym samym Klient uświadamia sobie, że ma do czynienia z poważnym kontrahentem. Przygotowaną fakturę zdołasz wydrukować za pomocą jednego kliknięcia myszką, wygenerować plik w formacie PDF, a następnie wysłać go na adres mailowy nabywcy. Aplikacja została również wyposażona w moduł przygotowywania oferty handlowej w języku angielskim, a także 19 innych językach obcych. Nic nie stoi już zatem na przeszkodzie, abyś poszerzał rynki zbytu o zagraniczne państwa. Po zalogowaniu na swoje konto w programie, uzyskasz poza tym dostęp do dotychczas sporządzonych ofert handlowych. Tym samym nie będziesz musiał za każdym razem przepisywać danych od nowa – zostaną one po prostu zapisane w systemie i możesz wybierać je ponownie. Bardzo przydatny jest ponadto moduł zamiany dokumentu ofertowego na elektroniczną fakturę VAT. W przypadku więc, gdy zamawiający wybierze właśnie Twoją ofertę, nie będziesz musiał tracić czasu na przygotowanie FV. Po prostu jednym kliknięciem przekształcisz ofertę w dokument księgowy.

Podsumowanie

Zacznij więc stosować się do przedstawionych sposobów przygotowywania ofert handlowych, a na pewno już wkrótce zaobserwujesz wzrost częstotliwości zamówień. Dbaj o atrakcyjny wygląd dokumentu i stosuj przekaz zrozumiały dla odbiorcy, który eksponuje kluczowe korzyści Twojej firmy oraz produktów. Skracaj do minimum czas potrzebny na sporządzanie ofert – w tym celu korzystaj z programu pozwalającego generować wzory ofert handlowych.